3.表达简要
在正确传递信息的同时，书面沟通应力求简洁，即用最少的语言表达最主要的内容，把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉，使文稿言简意赅。这既节省了信息发送者和接收者的时间和费用，也把重要的内容呈现给了对方。
4.用语委婉
在书面沟通中，对方由于无法借助肢体语言和声音的语气语调来判断信息的强度和想法，导致在理解上出现偏差，如简短的句子会因缺乏客套而被认为无礼，无心的玩笑会让对方认为粗俗，简洁的信息可能因简单而被忽略。因此，在书写时语言表达要客气、有分寸，多用友好、肯定的语气，尽量用委婉的语气指出对方不尽如人意的地方。
（三）几种常见的文书沟通
1.申请书
申请书是个人或集体向组织、机关、企事业单位或社会团体表述愿望、提出请求时使用的一种文书。常见的有入团申请书、入党申请书、困难补助申请书等。
（1）写作格式
申请书通常由标题、称呼、正文和落款组成。
标题。在申请书第一行正中写申请书的名称，如“申请书”或“入党申请书”。
称呼。顶格处写上受文的组织、机关、团体、单位、领导的名称。称呼后用冒号。
正文。正文是申请书的主体，通常由申请的事情、理由、具体要求和结尾礼貌用语构成。